2012 第五屆新生訓練營結案報告

一、緣起>
時值四月末,涼爽的空氣,縹緲的市景──我、湘凌、軒個正在貓空上品茗,享受難得的悠閒晨光。我和湘凌都是這學期修習「團隊學習與戶外領導」的學生,軒個(裕軒)則是這門課的助教。團隊學習與戶外領導真的是很棒的體驗,和好夥伴一起向目標邁進,雖然要面對艱難的身心挑戰,彼此間也偶爾會有想法上的衝突,但更多的是歡笑與踏實,讓我們瞭解對方,也更加瞭解自己。

雖然我們都是領導學程第四屆的同學,但在這之前卻都不認識。在進入學程時,滿心期待能和一群與眾不同的人完成前所未見的事──實際上也真的做了,宜蘭縣政策研發競賽、深坑社區再次重皂、晨行人(雖然我沒直接參與討論)。但想想,領導學程一屆近五十個人,時過一年仍會露面的卻不到一半,這還真是件有點可惜的事。

「嘿,妳對領導營有沒有興趣?」我問湘凌。領導營,是首次也是唯一學程同學們彼此見面的機會。這點不只是對新生,對籌備團隊也是一樣。領導營將可以成為一個契機,重新將四屆的同學們聚集起來,共同打拚帶給五屆成長與衝擊,過程中也將為四屆注入一股新的熱情與向心力。

於是,在總圖地下室的學習開放中心,我和湘凌開始討論對領導營的想法,看著面前的白紙逐漸寫滿目標與期許,腦中浮現充滿樂趣、面對挑戰,夥伴共同前進的圖像──屬於我們的領導營,即將開始。

二、團隊分工組織
分工 負責人 隊輔暨工作人員名單
總召 張植康 蘇品瑄
彭湘凌 徐于婷 駱繪云
活動 李思翰 林益州 蘇庭睿
王建詒 毛昕
生輔 何宏毅 黃崇榮 王哲威
文宣 林郁綺
陳穎

三、營期活動內容與成果
1. 破冰活動:分成特徵分組、告訴我是誰與Speed。目的在於使學員之間有初步的認識,並在Speed活動當中體會到每個人在團隊活動中的重要性。
─ 經過活動以後,學員開始互相聊天、交換個資,但仍有少部分的學員獨立於團體之外,並沒有融入。

2. 修復計算機:以最短的時間依序踩完所有的數字。目的在於使學員實際體會當團隊有共同目標時,任務進行當中需要進行意見重整才能達到共識。
─ 這次團對不同於以往有一名身障者的同學參加,新的挑戰加入不但沒有使學員排擠身障者,反而是依其角色的特性而去分工。由此看出學員們已具有團隊合作精神。

3. 戶外漆彈活動:經由前一天的暖身活動,學員們之間已開始有初步的認識。但仍需要一些催化劑加速學員們的感情。因此安排漆彈活動在第二天早晨。
─ 漆彈活動主要是為了迅速提升大家的感情,而在實際操作之後,團隊氣氛變得更加熱絡。

4. 團隊最大值:藉由對團隊定義的模糊,使同學思索何謂一個團隊,是只有自身所屬的小團隊,還是整體,含括參與的每個人才算是一個團隊。
─ 因活動設計的不足,導致在活動進行上並沒有達到預期的效果,但在事後解說仍有讓學員了解到團隊的定義。

5. 團隊大進擊:在活動中,每位同學都須拍打到紙球,而隨著時間進展,拍打所限定的規則也會亦趨複雜。
─ 在活動一開始時,每位同學都有參與到拍打過程,但隨著難度的增加,前面有提到的身障生便退出隊伍,到旁邊觀看。而這點便違反當初所提的原則,直到最後由總召提醒時,同學才開始重新將身障生納入活動。

6. 社區參訪:當初設計社區參訪的主旨在於使同學們了解社區再造的運作模式,並經由與當地居民對談,累積之後World Café(1)進行時所需要的資料。

─ 社區參訪到最後其實比較偏向當地居民向同學介紹社區,使同學難以確實學習到社區改造的相關經驗。但經由認識社區的過程,也讓同學體會社區的運作模式與組織。

(1) 二結社區World Café 活動結案
題目:如何解決社區既有問題並突顯觀光背後的價值

社區面臨問題:
1.當地人才流失,在地青年多流失出外打拼
2.社區凝聚力不足,需使更多人對社區認同
3.社區志工年齡過長
4.社區傳統文化無法有效彰顯核心價值 (需要深度探討)
5.社區經營的經費來源不穩定

解決方案:
1.透過與學校合作,建立服務學習制度,讓年輕人願意投入社區參與
2.建立一日壯遊體驗,讓外地/在地青年透過體驗感受社區傳統文化價值,漸而產生社區認同而投入

3.透過向政府提案申請經費來源

4.透過在地文化特色販售賺取經費來源,讓社區自給自足
5.深化外地人參觀社區的價值傳遞內涵,透過駐點解說,或深度旅遊方式,彰顯社區文化價值,避免流於觀光表象

7. 小組簡報:經過三天一夜的行程,同學需要濃縮所學與所聞在全體團隊前做簡報,並請朱老師當評審,給與同學在做簡報上的建議。
─ 同學們的創意在簡報上嶄露無遺,但是在資訊整裡與演講技巧等仍需要加強。除了同學們的報告,各小組在提問時互動亦十分良好,開始懂得在接觸資訊時擁有批判性思考的能力。

四、籌備期間工作內容及檢討
共分四部分:總召、活動、生輔、美宣
(一)總召 組員:張植康、彭湘凌

這次的領導營原先採取雙總召制,希望藉由兩位總召的存在達到思想多元與責任分攤的效果,但事後卻發現,對於此次的領導營而言,雙總召制並不適用。總召開會時,多著重價值與理念的澄清,但是在活動籌備中,許多事情需要立即依照明確標準,而進一步下判斷,對於活動進度產生拖延的效應。再加上一開始兩位總召沒有默契,對於工作分配與理念上多有所不同的想法,進一步導致合作不順暢。也連帶影響團隊導致團隊向心力不足。

這次領導營的重點在於「凝聚團隊」,而在團隊剛成立之時,便以如何激發大家的熱情作為前提,希望在激發熱情之後,能夠使大家積極地參與領導營籌備活動。但是實際狀況難以掌握,在時間的壓力下,便單方面決定大家分組,之後又採取放任的方式供各組自由發展,導致各組中的組員互相並不熟識。我們又進一步地把凝聚團隊任務交給組長,加重了組長的負擔,導致在活動的籌備期間時常出現空窗期。

對於與組員們之間的聯繫是一大缺點所在,在正式籌備之前,我們便將組員們找好,但是因考慮到在沒做什麼事的情況便不需要開會,在加上大家時間湊不攏,因此決定不訂定每周開會時間,但事後回想起來,這是一項錯誤的決定。定期開會其實為一種加強團隊凝聚力很好的方法,但是大家無法找出相同的時間,導致團隊之間溝通不良,活動的跨團隊銜接無法做好。即使沒有事情需要討論也可藉由那個時段與組員們培養感情,而不是白白浪費了良好的契機。

在籌備活動進行期間,有數位團員因個人或是團隊因素陸續退團,理當應由其他小組成員分擔工作,但因事態緊急,由總召接手,但是在工作轉移過程中卻沒有做好,導致日後在處理這些工作時,多有差誤所在,而原因不外乎出自於上述所提的與團隊聯繫問題。

此次的營隊內容幾乎由活動組所決定,此點不但無法確保所設計出的活動內容是否吻合營隊主旨,也失去讓不同小組共同討論與交流的時間,整個籌備行程也必須跟著活動組的腳步走,延遲其它的工作進度。

對於活動細節的拿捏也多有失誤,首先是在流程方面並未納入時間控制與分工表,在輔訓期間也沒有讓每個人都了解活動整體的內容與狀況,導致營期間有混亂的場景產生,而對於細節的掌握,很大一部分原因是出自於當初場勘沒有做好,而無法對可能的實際情況有更多的了解。

檢討內容總整理
1. .雙總召制不適合: 花太多時間在理念統合,拖延工作進度,不明確的完全分工導致有時資訊需要多次轉手。
2. 時間沒有調控:對於領導營之外,個人的事務太多,導致無法付出大部分的心力在領導營上。
3. 與團隊的溝通:在籌備期間,與團隊的溝通多屬於單向,但單向溝通的頻率又不為頻繁,導致與團隊之間的資訊溝通有所斷層。
4. 關心團員狀況:這次領導營的籌備活動,其中有很大的遺憾便是不少團員在中途中即退出,並沒有親眼見到領導營舉辦的情形。而關於此點有很大一部分出在對於團員的關係不夠,導致團員已經出現疲勞現象時,仍沒有發覺。接下來像滾雪球一般,壓力累積越來越大,造成最後的退出情形。
5. 細心度:在行程的規劃上,其實有許多地方是需要多加留意,像是預留的時間等等,在場勘的部分也沒做好,導致營期間情況混亂。

(二)活動
組員:李思翰、王建詒
活動檢討內容:
1.籌備期一開始人力不太足夠,只有思翰和建詒,找人力的部分也遇到了一些困難,希望明年在人力的分配上,一開始能夠確定各組的人力讓活動構想能夠更順利,建議活動組至少要有三到四人負責。
2.開會上有一點點溝通不清,營隊價值傳遞不太充分,造成活動方向不確定,建議這個部分可以在開會的時候,達成一個較明確的共識,且籌備團隊一起提出可接受的活動方向和架構,會有利於後續活動的發想進行。
3.這次的活動設計,主要是由思翰在營隊中參與過的活動改編而產生,有些遊戲比較沒有試驗過且經過詳細的規劃,算是較創新的活動,有些試驗的性質,即使後來有在輔訓時期試玩,但還是有些地方考慮的不太周全,建議活動規劃上可能可以在開會時,多多找籌備團隊討論修改調整,在營隊上進行會較為順利。
4.有些活動的道具和場地規劃一開始不太明確,和美宣組還有生輔組的溝通上較不完全,建議關於道具和場勘的部分要做的更加明確,才不會讓美宣組製作太趕,並進行實際的場勘和周密的規畫,將可以進行活動的場地確定,確保活動流程順利。
5.活動組本身開會並沒有太頻繁,造成資訊傳遞上有些落差,一方面也是暑假的關係,使得組員較難約出討論的時間,建議在籌備一開始,組內也要先訂出內部開會明確的時間和地點,面對面直接討論也會比在線上社團討論有效率。

(三)生輔
組員:何宏毅、駱繪云、彭湘凌

一、生輔組活動內容與時間表:

時間 活動 執行人員

總召南湖大山行 尋找漆彈場、住宿、交通 梁芳瑀、何宏毅、駱繪云

7月中~7月底 確定交通、漆彈 梁芳瑀、何宏毅、駱繪云
8月 住宿停滯 梁芳瑀、駱繪云
8月底~9月初 確定膳食、尋找住宿 何宏毅、彭湘凌
營期 實行計畫 何宏毅、彭湘凌

二、生輔組籌備期間檢討:

從執行人物的變更看來,生輔組人員從原本的三人:梁芳瑀、何宏毅、駱繪云,到8月底時只剩下何宏毅一人。為了彌補人員上的空缺,總召在最後兩段時期也加入生輔組行列,這顯示出團隊溝通或許有重大缺失,又或是組內凝聚力不足才會導致隊員脫隊。關於人員的重分配,不僅造成在資料交接上有所落差,組員之間的默契也會有困難。幸好宏毅擔當起大部份的工作,始得生輔組最終仍得以交差。

除了資訊的雜亂,效率不足也是一問題,在找住宿方面,因沒有與活動組更新最新規劃,即使找好了場地,也可能不符合當時的需求。在籌備期間,人數與地點的更動非常頻繁,但是生輔組的反應常常慢許多拍。為了解決此兩項問題,解決方法有二:建議把所有的資料統合成一個表,方便整理。二、各個組別在營隊的FB社團PO文時,可以標註其他組別可能需要特別注意的部分。

(四)美宣
組員:林郁綺、陳穎

美宣檢討內容:
一、籌備期間人力不足:原先分配的組員都因故出國,導致嚴重的人手不足,之後辦活動時可能需要先確認實質的人力,再行分配組別。

二、欠缺團隊整體的共識:應該要先讓整個團隊討論出整體的美宣設計概念,美宣製作宣傳品時比較好下手。

四、營期檢討
一、交通
(1)遊覽車:在事前的時間預估方面因缺乏經驗,並無掌握塞車與活動可能延後的時間,因此在與遊覽車銜接方面,時常使遊覽車駕駛們等待。建議在下次有類似活動時,交通方面一定要預留彈性時間,以供做緩衝使用。在與遊覽車聯繫方面,因主要有手機互相聯繫,實際上在團隊其間並未造成太大問題。

(2)活動地點:這次在漆彈活動、居住地與活動場地上因無做好場勘的工作,因此在此項目之中有較多要做檢討的地方。尤其是在漆彈部分,因五屆學員中有不易行走者,關於在漆彈方面道路探勘與事前調查更顯不足。漆彈的道路因事前只調查出場地與淡水類似便並無在深加追蹤實際的情形,到現場時才發現,除了遊覽車無法開進,也還要走20分鐘左右的路程,對學員們是一大負擔,也因此造成打漆彈時間的拖延。

二、餐飲方面
(1)一般餐點:第一天的早餐在數量上遠超乎了預期,不僅造成經費上,也造成食物上的浪費。建議在處理餐點問題時,可以使用交替的方式,互相輪替,一餐的份量較多,一餐的份量較少的方式,使學員們不僅可以吃飽,也可以一直對餐點抱持其代的心理。在特殊飲食習慣上的調查亦須再次確認,並應當於事前通知將會額外提供素食餐點,以免到時都找不到人。

(2)烤肉:總體來說數量上為足夠的,但是因為各組得生火技巧有所差別,造成整體用餐時間的拖延,到最後導致其他活動時間上的分配不均,擠壓到討論與休息時間。烤肉因為時間掌握沒有做好,導致炊煮時間不夠處裡未烤的材料,烤熟卻沒人吃的食物也被擱置一旁。建議以後可將未烤的食材統一收集,轉交民宿利用,或是加以儲存。烤熟的食物則集中處理,可以當作學員們額外的消夜點心。烤肉活動之前也無訂定統一的處理方法,導致最後現場混亂。建議以後在場勘時便先訂定活動的路線,並於開頭就先解說規則,以免同樣的情形發生。